近年、「スマートオフィス化」が多くの企業で推進されています。

スマートオフィスとは、IT技術を活用して従業員の生産性や創造性を高め、快適に働ける環境を実現することです。

このスマートオフィスを実現するためのツールとして、デジタルサイネージが重要な役割を担っています。

スマートオフィス化とサイネージの役割

スマートオフィス化の目的は、単に最新機器を導入することではありません。

働く場所や働き方をデータに基づいて最適化し、情報の流れをスムーズにすることが最大の目的です。

デジタルサイネージは、この「情報の流れ」を物理的な空間で効率化するツールとなります。

オフィス内の共有エリアや会議室前などに設置することで、必要な情報を必要なタイミングで従業員へ届けることが可能です。

また、従来の掲示板やメールだけでは難しかった、視覚に訴えかけるリアルタイムの情報共有を実現し、従業員エンゲージメントの向上にも寄与します。

サイネージがもたらす情報共有の変化

デジタルサイネージは、情報共有の方法を一変してくれます。

特にオフィスの「今」を伝える上で、その効果は顕著です。

従業員が毎日必ず目にする場所に設置されているため、重要な情報の見落としを防ぐことができます。

掲示板やホワイトボードの場合、あまり目立たないため見落とされてしまうリスクがあります。

しかし、デジタルサイネージは視界に入りやすい場所に目立つ形で情報が表示されるため、高い確率で従業員に情報を届けることができます。

これにより、オフィス全体での情報の透明性と共有のスピードが向上します。

社内コミュニケーションの強化

デジタルサイネージは、業務連絡だけでなく、従業員同士のコミュニケーションを促進する上でも有効です。

これは、スマートオフィスが目指す「創造性の向上」に直結する重要な要素です。

社員紹介や社員インタビューなどの社内情報を可視化することで、従業員間の親近感を高め、部門を超えた交流を促します。

例えば、サイネージを活用することで、以下のような効果が得られます。

• インフォーマルな情報の共有: 社内イベントの告知、誕生日のお祝いメッセージ、趣味のサークル活動の紹介などを表示し、休憩時間などの会話のきっかけが生まれます。
• 従業員のモチベーション向上: 目標達成チームの表彰、プロジェクトの成功事例を公開することで、従業員の頑張りを可視化します。
  この取り組みは、他の従業員の刺激となり、ポジティブな職場環境を醸成します。

結果として、オフィス全体のエンゲージメントの向上につながるのです。

業務効率化の具体的メリット

デジタルサイネージの導入は、間接的に日常業務の効率化に大きく影響します。

まず、サイネージはオフィスにおけるペーパーレス化を加速させます。

社内報や会議資料、周知事項をデジタル表示に切り替えることで、印刷コストや配布にかかる人的コストを削減できます。

これにより、年間に数十万円単位の経費削減につながるケースも少なくありません。

また、会議室の管理にも有効です。

会議室入口に小型サイネージを設置することで、予約状況をリアルタイムで表示し、会議室の重複予約や空き室探しといった無駄な時間を解消します。

さらに、作業手順や機器の使い方を動画コンテンツで常時表示する仕組みを構築することで、OJTの補完となり、新入社員の教育時間を短縮できます。

来訪者向けブランディング効果

サイネージは、従業員だけでなく、来訪する顧客や取引先への訴求力もあります。

特にエントランスや受付に設置されたサイネージは、企業の顔としての役割を果たし、企業のブランドイメージを形成してくれます。

例えば、洗練された動画コンテンツで企業理念や最新の実績、受賞歴などを紹介し、企業イメージの向上に役立てることが可能です。

また、来訪者に向けた受付案内や待合室での情報提供を自動化することで、受付担当者の業務負担を軽減しながらも、スムーズな対応を通じて顧客満足度を高めます。

スマートオフィス導入の事例紹介

三菱電機様が推進する「INNOVATION HUB」は、多様な人々が交流する「実験と共創のストリート」をコンセプトとするスマートオフィスの事例です。

偶発的な出会いから創造性を高め、様々なプロジェクトを推進することを目的としています。

この施設は、異文化交流の場「CIRCLE」、試作品制作の場「GARAGE」、偶然の出会いを促す交流スペース「YOKOCHO」、事業の種を育てる半開放型プロジェクトルーム「FIELD」で構成されています。

これらのエリアにデジタルサイネージを導入することで、各コミュニティのプロジェクト進捗状況をリアルタイムで共有できます。

さらに、「YOKOCHO」では、会話のきっかけとなるようなインフォーマルな情報を流すことで、偶発的な共創を促す環境を構築できます。

このように、サイネージは物理空間を活性化させる情報ハブとして機能しています。

参考：https://www.mitsubishielectric.co.jp/serendie/about/innovation-hub/

導入を成功させるためのポイント

スマートオフィスへのサイネージ導入を成功させるためには、二つのポイントを意識することが必要です。

一つ目は、目的に合った設置場所を選定することです。

誰に、何を伝えたいかという情報伝達のゴールを明確にし、情報が最も視認されやすい場所に設置しなければなりません。

例えば、業務効率化が目的なら会議室前や休憩スペース、コミュニケーション強化が目的ならカフェテリアなどが適しています。

二つ目は、既存システムとの連携を重視することです。

運用にかかる工数を削減するため、スケジュール管理システムや人事システムなど、社内ですでに運用しているシステムと連携できるサイネージシステムを選ぶ必要があります。

コンテンツを自動生成・更新できる仕組みを構築することが、手間をかけずに継続的な運用を成功させるポイントとなります。

デジタルサイネージはスマートオフィスを実現し、昨今では企業の競争力向上に不可欠な要素となっています。

この記事で紹介した導入効果を参考に、貴社のオフィス環境最適化を進めてください。